☝ ACHTUNG: Work in Progress

Im täglichen Arbeitsleben ist E-Mail nicht mehr wegzudenken. Weil wir aber alle in der Vielzahl der eintreffenden, geschriebenen und zu schreibenden E-Mails ertrinken bedarf es einiger Regeln, auf die wir uns ja vielleicht einigen können.

„Falsche“ Mails machen mich lethargisch. Und auch, wenn ich als Introvertierter ein großer Fan der This Meeting could have been an E-Mail-Philosophie bin, ist die Herausforderung im Alltag dann doch: Was ist eine Mail, was ein Meeting und was eine Slack-Nachricht?

Mit meinen Selbstorganisations-Ansätzen versuche ich das zumindest für mich zu klären.

Let's all re-focus ourselves on creating value in our lives and our jobs and focus less on living in our inboxes and trying to read and answer everything in there.

Ich schicke durchaus Mails um 23 Uhr. Ich erwarte aber nicht, dass um die Zeit jemand antwortet. Und das gleiche solltest du nicht. Ich checke Mails aus Prinzip nicht nach 18 Uhr und vor 09 Uhr. Erst recht nicht am Wochenende. Das erwarte ich auch nicht von dir - das steht sogar im Footer meiner Mail (siehe letzten Punkt dieser Liste).

Spar dir „Danke“ und „Cool“ als Mail. Das kannst du mir das nächste Mal am Telefon sagen oder als P.S. in deiner nächsten Mail. Aber mit dem Verzicht auf eine solche Mail tust du meiner Inbox einen Gefallen; auch wenn ich für positives Feedback lebe …

E-Mail ist ein Tool, das mir bei der Arbeit helfen soll. Weil Multitasking ein Mythos ist, arbeite ich in Themenslots, entsprechend sollen mir Mails bei einem Thema helfen oder du wartest zu eben einem spezifischen Thema auf eine Antwort. Deshalb sollte deine Mail auch nur ein Thema behandeln. Im besten Fall kann ich deine Mail nach dem Getting Things Done-Prinzip in zwei Minuten erledigen, statt Stunden damit zu verbringen, weil ich jedes Thema abarbeiten muss. Ein Thema pro Mail hilft also uns beiden. Wenn sich das Thema der Mail im Verlauf der Konversation ändert, ändere den Betreff!

Kurz ist nicht unhöflich. Nichts bringt mich weniger dazu deine Mail zu bearbeiten als Romane. Umarme das „Fünf Sätze“-Prinzip: Eine Mail muss in fünf Sätzen zusammen zu fassen sein; alles andere ist vielleicht in einem Anruf besser aufgehoben. Wenn du eine lange Mail schreibst - einfach, weil es manchmal doch notwendig ist - fasse am Anfang kurz zusammen um was es geht und vor allem, was du von mir als Empfänger benötigst. Ist die Mail FYI und hat Zeit? Stehen die Actions am Ende? Ist der Empfängerkreis gross und enthält Aufgaben für mehrere, unterteile deine Mail nach Personen und mach es einfach, dass ich mich finde. Wenn es nicht kurz geht, mach ein Dokument draus und verschicke das.

Wenn wir über den Tag - insbesondere in einer Mail-Kette - ein halbes Dutzend Mails austauschen, ist es okay auf „Hallo“ und „Grüße“ zu verzichten. Wir sagen doch auch nicht jedes Mal „Hallo“, wenn wir uns in einem Gespräch am Schreibtisch oder in der Küche kurz in die Augen schauen, oder?

„Unser Meeting“ ist weder für ein Meeting noch eine E-Mail ein angebrachter Betreff.

Mach es dem Empfänger leicht. Wenn du einen Termin willst, schlage direkt Alternativen vor. Statt „Hast du Zeit?“ schreibe „Hast du am xx.xx um xx:xx oder am xx.xx um xx:xx Uhr Zeit?“ - auf diese Weise sparen wir unnötiges hin und her. Erwartest du von mir konkrete Antworten, schreibe es mir. Zudem helfen Deadlines: „Ich brauche deine Antwort bis morgen EOD“ reicht schon.

Ich checke meine Mails dreimal am Tag: morgens, mittags und eine Stunde vor Arbeitsschluss. Unabhängig davon verbringe ich den halben Tag in Meetings und bekomme dermaßen viele Mails, dass ich diese meist nach eigenen Prioritäten scanne und abarbeite. Dabei gehe ich nach Empfängern und Betreff vor, drittes Kriterium ist Länge. Wenn deine Mail dann mal ein, zwei Tage versackt ist das nicht Böse. Aber fasse bei dringenden Sachen per Chat oder WhatsApp nach.

Ich sortiere Mails, in denen ich CC stehe, direkt über eine Regel in einen Unterordner, den ich einmal am Tag checke. Wenn du willst, dass ich etwas aktiv mit deiner Mail tue, setzte mich nicht CC.

Word.

Keiner braucht dein Logo als Anhang einer Mail. Und überhaupt: Anhänge sind so 1998! Nutze lieber vertrauenswürdige Cloud, wenn du unbedingt Anhänge verschicken willst.

Brauchen Mails eine Verabschiedung? Eine Streitfrage, die wir hier klären. In diesem Manifest sagen wir: nein. Deshalb ist EOM („End of Message“/Ende der Nachricht) und NNTR („No Need To Response“/Keine Notwendigkeit zu antworten) vollkommen okay.

Ich habe seit Jahren einen Satz am Ende meiner Mails: Meine Arbeitszeit ist nicht zwangsläufig deine, fühle dich nicht gezwungen außerhalb deiner zu antworten. Respektiere die Arbeitszeit des Empfängers. Und du die des Senders. Weil Mails nicht dringend sind (siehe oben) gibt es auch keine Notwendigkeit nachts um 23 Uhr zu antworten - abschalten hilft uns allen.

• Five Sentences
• Maria Andersens Mail Manifesto
• Mail Charta von Chris Anderson und Jane Wulf
• No Hello