Im täglichen Arbeitsleben ist E-Mail nicht mehr wegzudenken. Weil wir aber alle in der Vielzahl der eintreffenden, geschriebenen und zu schreibenden E-Mails ertrinken bedarf es einiger Regeln, auf die wir uns ja vielleicht einigen können.

„Falsche“ Mails machen mich lethargisch. Und auch, wenn ich als Introvertierter ein großer Fan der This Meeting could have been an email-Philosophie bin, ist die Herausforderung im Alltag dann doch: Was ist eine Mail, was ein Meeting und was eine Slack-Nachricht?

Mit meinen Selbstorganisations-Ansätzen versuche ich das zumindest für mich zu klären.

Let's all re-focus ourselves on creating value in our lives and our jobs, and focus less on living in our inboxes and trying to read and answer everything in there.

E-Mail ist ein Tool - es soll mir bei der Arbeit helfen. Weil Multitasking ein Mythos ist arbeite ich in Themenslots, entsprechend sollen mir Mails bei einem Thema helfen oder du wartest zu eben einem spezfischen Thema auf eine Antwort. Deshalb sollte deine Mail auch nur ein Thema behandeln. Im besten Fall kann ich deine Mail Getting Things Done in zwei Minuten erledigen, statt Stunden damit zu verbringen, weil ich jedes Thema abarbeiten muss. Ein Thema pro Mail hilft also uns beiden.

Wenn sich das Thema der Mail im Verlauf der Konversation ändert, ändere den Betreff!

Kurz oder langsam ist nicht unhöflich. Nichts bringt mich weniger dazu deine Mail zu bearbeiten als Romane. Wenn du eine lange Mail schreibst - einfach, weil es manchmal doch notwendig ist - fasse am Anfang kurz zusammen um was es geht und vor allem, was du von mir als Empfänger benötigst. Ist die Mail FYI und hat Zeit? Stehen die Actions am Ende? Ist der Empfängerkreis gross und enthält Aufgaben für mehrere, unterteile deine Mail nach Personen und mach es einfach, dass ich mich finde.

Vermeide offene Fragen. Wenn du einen Termin willst, schlage direkt Alternativen vor. Statt „Hast du Zeit?“ schreibe „Hast du am xx.xx um xx:xx oder am xx.xx um xx:xx Uhr Zeit?“ - auf diese Weise sparen wir unnötiges hin und her. Erwartest du von mir konkrete Antworten, schreibe es mir. Zudem helfen Deadlines: „Ich brauche deine Antwort bis morgen EOD“ reicht schon.

Keiner braucht dein Logo als Anhang einer Mail. Und überhaupt: Anhänge sind so 1998! Nutze lieber vertrauenswürdige Cloud, wenn du unbedingt Anhänge verschicken willst.

Brauchen Mails eine Verabschiedung? EinenStreitfrage, die wir hier klären. In diesem Manifest sagen wir: nein. Deshalb ist EOM („End of Message“/Ende der Nachricht) und NNTR („No Need To Response“/Keine Notwendigkeit zu antworten) vollkommen okay.

Ich habe seit Jahren einen Satz am Ende meiner Mails: Meine Arbeitszeit ist nicht zwangsläufig deine, fühle dich nicht gezwungen außerhalb deiner zu antworten. Respektiere die Arbeitszeit des Empfängers. Und du die des Senders. Weil Mails nicht dringend sind (siehe oben) gibt es auch keine Notwendigkeit Nachts um 23 Uhr zu antworten - abschalten hilft uns allen.

• Five Sentences
• Maria Andersens Mail Manifesto
• Mail Charta von Chris Anderson und Jane Wulf
• No Hello